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在宅勤務のweb会議に専用の部屋は必要!気を付けるのはどんなポイント?

  • 会社の制度が変わって在宅勤務を申請しやすくなった!
  • 子育てや介護など家庭の事情で在宅勤務をせざるを得ない
  • 収入を増やすために自宅でできる副業を新たに始めようとしている

これから在宅勤務を始める人にはさまざまな理由がありますが、国内では徐々に制度の活用が広がりつつあります。そんなときに困るのが、家で仕事をする際の場所ですよね。

専用の部屋を準備するべきなのか使っている部屋を使い回せばよいのか。どんな環境を構築しておかばよいのか分からず、悩んでしまいます。具体的にどう考えればよいのか明確にしましょう。

在宅勤務に専用の部屋は必要?

そもそも仕事のために自宅に専用の部屋を確保する必要はあるのでしょうか?

専用の部屋は不要だと思う

私個人としては仕事専用の部屋を自宅に準備する必要はないと考えています。そもそもそんな部屋を用意できるほど家に部屋が余っている人は多くないですし、専用の部屋がなくても仕事を進めていけます。

しかし、仕事をする部屋に対して配慮は必要です。仕事に使う部屋を準備する際に配慮すべきポイントは後述します。

テレビ会議をするならキレイに

在宅勤務であったとしても外付けやPCに内蔵されているカメラを使ってテレビ会議をする際には、少なくともカメラで映し出される範囲はきれいにしておきましょう。会議中に気になってしまいますし、プライベートは区別したいですね。

事前に自分が利用するカメラで映し出される範囲を明確にしましょう。もし部屋に余裕がある場合には、仕事専用の部屋にしてしまいキレイにしておくのがおすすめです。

電話会議をするなら静かに

仮にテレビ会議を行わなかったとしても、多くの場合には電話会議や仕事の電話をする必要があります。この時に周囲がうるさいと、コミュニケーションが十分に取れず仕事に支障が出ます。

テレビ会議のように部屋をキレイに保つ必要はありませんが、自宅の中でもできるだけ静かな部屋で仕事をしましょう。明確に会議などで決まった時間だけ、静かな場所に移動して対応するといった選択肢もあります。

電話の向こうがうるさいと気になりますし、嫌な気持ちになりますので配慮しておくべきです。

専用の部屋を準備するメリット

専用の部屋を確保するのは誰にでもできるものではありません。部屋に余裕があったり、今まで他の目的に使っていた部屋を仕事用に改装するなど、準備が大変というデメリットはありますが、専用の部屋を準備することで大きなメリットがあります。

仕事モードに切り替えやすい

普段生活している環境で仕事をしようとしても、上手く切り替えができない人もいます。職場に行くことで頭の中を仕事モードに切り替えることができますが、在宅で仕事モードに切り替えができないと効率が悪くなります。

家でも仕事専用の部屋を準備できれば、生活している環境の中で取り組むよりも仕事モードに切り替えやすくなります。在宅勤務では成果を出しにくいと感じますが、専用の部屋があれば効率よく仕事に取り組めます。

情報を適切に管理できる

仕事に関する情報は機密保持の観点から、在宅勤務であっても適切に管理する必要です。しかし、仕事をする環境が日常生活から切り離されていないと、書類が混じってしまったり家族に知られたりします。

仕事専用の部屋であれば書類を適切に管理出来ますし、家族に不要な情報を知られてしまう心配もありません。情報を管理する手間がかかりませんので、だいぶ楽に在宅勤務に望めます。

部屋で注意すべきポイントは?

もしどうしても仕事専用の部屋を準備できない場合にはどのような点に注意して、仕事の環境を準備すればよいのかわかりません。いくつかポイントを確認していきます。

集中できる環境を構築

仕事に取り組むにあたって、集中できる環境を構築するのは必要不可欠です。在宅勤務を始めるために必要な準備はこちらの記事でまとめています。

在宅勤務を始める際に準備が必要なものは?【スムーズに開始しよう】「周りでも在宅勤務をする人が増えてきたから、そろそろ私も取り組みたいな。でも何を準備すればいいの?」 「」 政府による働き方...

在宅勤務をする場合には小さな子供がいる人も多いです。アクシデントが発生しないように注意する必要はありますが、できれば仕事中に気にならないように遊ばせておくか、寝かせておきましょう。

このあたりは子供の年齢や性格、自分の性格にもよると思いますので試行錯誤して集中できる環境を構築していくしかありません。

生活感を見えないように

専用の部屋がなかったとしても、時にはweb会議などで顔を見せる必要があります。どうしても自分の背景として部屋の中が映ってしまいます。自分自身も気になってしまいますし、会議に参加する同僚や客先の人も気にしますので、注意が必要です。

出来る限り生活感を見えないように、カメラに映る範囲だけでも生活感が出ないように片付けておきましょう。そうすれば余計な心配をしなくても済みます。

気が散るものを置かない

仕事中に目に入る場所に自分の趣味のものを置いたり、雑誌や漫画またはテレビなど気が散ってしまうものを置くのはやめた方が良いです。少し集中力が途切れてしまったタイミングで見てしまい、集中力を取り戻せません。

オススメは壁に向かって仕事をすることです。そもそも視野を狭くできますので、整理しておく場所を狭くできるため片付けも非常に楽です。

適切な明るさと室温を確保

仕事の効率を上げるためには適切な明るさと室温を確保した方がよいです。事務所則という規則の中でも会社員が働く執務区の環境が規定されています。温度は17度以上28度以下、明るさは150ルクス以上と規定されています。

これは仕事をしていく上で健康を保つ為にも必要ですし、仕事の効率を上げる為にも必要です。在宅勤務では環境を構築するのがめんどうかもしれませんが、働きやすさや仕事の成果に直結しますので、しっかり準備をしましょう。

在宅勤務は専用の部屋で仕事モードに!

ここまで在宅勤務をする部屋に関してみてきましたが、結論としてはできるだけ専用の部屋を確保することをおすすめします。仕事の効率だけでなく、機密管理でも有用ですし、仕事のために片づけをすることも不要です。

専用の部屋であれば仕事のものをそのままにしておけますし、気が散るものを片づける時間も不要です。仕事モードに切り替えることが容易になるため、在宅であっても効率よく仕事を進められます。

成果が評価されにくいと言われる在宅勤務で、短時間しか働けなかったとしてもその時間を有効に活用でき、成果を高めていけます。

もし部屋数の都合などで仕事専用の部屋を確保できない場合には、できるだけ静かで明るく、片付けが不要な部屋を用意しましょう。仕事を始める際の準備にかかる時間を減らすことができます。

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