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仕事の引継ぎのマニュアルが雑?最初からない前提で立ち回るのがコツ

前任者の退職や異動によって、仕事を引き継ぐ機会は意外と多いですよね。私の職場の場合には業務の改廃や負荷分散の為に、比較的頻繁に業務の引継ぎをしています。

前任者も近くにいる為気軽に確認することが出来ますし、引き継ぐ前も近くで仕事をしていて色々な話が聞こえてくるのでそれほど業務の引継ぎで困ることはありません。

私のような引継ぎであればいいのですが、前任者の退職や異動による引継ぎで、そもそも自分も近くで仕事をしていなかった場合などは、前任者がどれくらい準備をしておいてくれるか次第になってしまいます。

実際の職場ではどのような引継ぎが行われているのか?また、引継ぎをする際に、受ける側だった場合の心の持ち方に関して書いていきます。

職場の引継ぎの実態は?

ここで、職場の引継ぎの実態はどうなっているのかを確認していきたいと思います。インターネットを見ると、色々と困っている人は多いですね。この声が大多数だとは信じたくないですね。

妊娠で退職も円満でなく資料もなし

前任の方が妊娠をされて、退職される際に後任として採用される場合にあるようです。元々職場で上手くいっていなかった場合には、これを機に辞めてしまおう!という人もいるのかもしれません。

結局、職場との人間関係が上手くいっていないので、引継ぎ資料などもなく残った人に伝えているわけでもなく、何もない状態で引き継がないといけない状態に。。。という話も結構ありました。

引継ぎ期間が短い

前任者が退職をしている場合もありますし、仮に退職していなくても引継ぎ期間がとても短い場合も多いようです。ある調査では約30%程度の人が3日の引継ぎ期間でした。

きっと、その引継ぎ期間も全部を引き継ぎに使えるわけではないと思うので、仕事が多い忙しい人同士の引継ぎにはとても足りません。

これでは引き継がれた後が大変なのは明らかです。

引継ぎ資料がない

引継ぎ資料がないと、時間をとって引継ぎをしてくれたとしてもその際には気づかなくて確認できなかったことや、後から分かったことに対して確認が出来ません。

忙しくて、資料を作る時間もなかったのかもしれませんが、仕事が止まって最初から確認しないといけなくなってしまいます。仕事を進めるのに時間がかかってしまいますよね。

引継ぎはどこまですればよい?

実際、引継ぎはどの程度すればいいのでしょうか?私個人の意見もありますが、まずは一般的な意見を確認してみます。

引継ぎ期間がある場合

引継ぎをする際に前任者が退職しているわけではなく、同時に職場にいることが出来る場合には、他業務と併用だったとしても、多くの人が1週間程度あれば問題ないようです。

確かにそれだけあれば、繰り返し確認することも出来ますし、少なくとも直近で必要な内容はほぼ引き継げるのではないでしょうか?

少し時間的に余裕があるものは、前任がいなくても自分で確認すれば何とかなるでしょうし。引継ぎ期間がある場合の引継ぎは比較的楽ですよね。

後は、どこに何があるのか程度の簡単な引継ぎ資料があればよいです。

引継ぎ期間がない場合

前任と自分との引継ぎ期間がない場合には、間接的な引き継ぎが実施されていることを求める場合が多いです。例えば、上司や同僚にいったん引き継いで、そこから後任が引き継ぐという形です。

さすがに前任者がないもせずに退職、後任が入ってきたら、仕事の内容も引継ぎも全くされていない。では困るのは理解できます。

後は、出来ればマニュアルがあればよさそうですね。

人によって求めるレベルは変わる

ただ、様々な人も意見を見ている中で、同じような状況でも捉え方が大きく違うことに気づきました。

同じ状況だったのに、ある人はこれじゃ引継ぎが不十分だと周りに当たり、ある人は忙しい中それだけ準備してくれたなら十分といって、周囲と良い人間関係を築く。

結局、受け取る側の人のレベルなのか、気持ちの持ちようなのかは明確ではありませんが、人によって大きくとらえ方が異なり、その後の仕事ぶりも大きく変わってくることが分かりました。

引継ぎされる側の心構え

引継ぎをされる側はどのような心構えでいればよいのでしょうか?

正直な所、引継ぎはしっかりしてほしいのは事実ですが、きちんと引き継いでもらえたらラッキーくらいの気持ちでいた方がよいです。

まずは、引継ぎがなかったとして上司から自分が与えられる仕事を受け、前任がいなかったとしても各仕事の状況を周囲に確認しましょう。必要に応じて、お客様にも確認する必要があります。

引継ぎをされて初日や二日目から、ひたすら違う事をやり続けなければいけないことは稀だと思いますので、まずは必要最低限を周囲の方に確認し、後はひたすら経験していくしかありません。

最低限の所さえこなしてしまえば、次の仕事に向けては前任者の引継ぎがなかったとしても自分で考えて、自分なりのやり方で仕事を進めることが出来るのではないでしょうか?

厳しい言い方をしますが、引継ぎがしっかりされていないから仕事が出来ない。という人は、一般的なレベルの引継ぎをしっかりしてもらったとしてもたぶんできないです。文句を言って、責任回避をすることしか考えていないので。

実際、仮に仕事の引継ぎがなくて、周囲から見ても大変な場合には大体誰か手を差し伸べてくれますし、きちんとサポートしてくれます。

また、大変な状況を乗り切った暁には、きちんと仕事をやりきる人として、評価も上がりかなり仕事を進めやすくなると思います。

どうしても初めての仕事は従来やっていた仕事に比べて勝手がわからず大変かもしれませんが、出来ないことの言い訳に引継ぎがされていないことをするのではなく、引継ぎがなくてもやりきるくらいのマインドを持ちましょう!

後半はだいぶ私自身の想いが強めに出てしまいましたが、本当に仕事を頑張ろうと思っているなら、引継ぎがなくて弱音を吐くことがあっても、最終的には自力で何とかしようとする人が私の職場には多いです。

やはり、大変でもネガティブな感情を持ちすぎずにポジティブに頑張っていきたいですね。その方がきっと周囲からも協力してもらえるし、色々と上手くいくはずです。