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先輩社員が新入社員に知ってほしい質問の仕方!事前準備と整理が大事

新入社員は初めてのことばかりなので、仕事を進めていくにしても、社内の事務的な手続きを進めていくにしても、誰かに色々と教えてもらわないとできません。

そんな時には、きっと身近にいる先輩社員に質問をすると思いますが、むやみやたらに何でもかんでも質問するような状態になってはいないでしょうか?

気軽に聞くことが出来る先輩がいるからといって、わからないことが出来るたびに質問をしていたのでは、自分の評価がだんだんと下がっていっているかもしれません。

今回は、なぜ質問をすることで評価が下がっていってしまうのか?どうすれば質問をしつつも自分の評価を下げずに仕事を進めていくことが出来るのか?を先輩社員側の視点も含めて書いていきます。

質問で評価を下げる理由は?

確かに、優しい先輩であればあるほど「分からなかったら何でも質問してね」といってくれますし、質問をすれば大抵の場合には丁寧に教えてくれます。

どうしても、その優しさには甘えてしまいがちになりますよね。ただ程度が過ぎると、自分自身の評価を落としてしまうことに繋がってしまいます。

先輩社員の時間を奪っている

新入社員が質問をして、それに先輩が答えている時、先輩が丁寧にわかりやすく教えれば教えるほど、先輩が自分の仕事を進める為の時間は奪われていきます。

大抵、丁寧に教えてくれる先輩は仕事が出来る場合が多いので、時間対効果を考えると、個人としてもチーム全体としても大きな損失に繋がってしまいます。

無意識とはいえ、損失に繋がってしまうような質問をし続ける新入社員の評価が下がるのはしょうがないですよね。

理解が不足している

確かに先輩社員は「分からなければいつでも聞いてね」と言ってくれたかもしれません。しかし、実は表現されている言葉の裏には、大体隠れている大事な部分があります。

私を含め多くの先輩は、「(自分で調べても)分からなければいつでも聞いてね」という意味合いで言葉をかけていますので、それが読み取れないのは評価が下がってしまってもしょうがないですよね。

評価されている

何か課題を与えられた時に、自分で必要な情報を収集判断し、解決に近づいていけるのか?必要な場合には、必要な確認を先輩や同僚に出来るか?

ということは、普段の仕事の中で日常的に判断されています。そんな中質問が多いということは、自分で考えて進めていく能力が高くないということを表します。

内容にはよりますが、質問をする回数が多ければ多いほど、評価が下がってしまっても仕方ないかなと思います。

質問する内容の見極め

何でも間でも質問をすることで評価を下げてしまうことを紹介してきましたが、それでは評価を下げないけど仕事を進めていく為に必要な質問は、どのように切り分ければいいのでしょうか?

与えられた情報からヒントを探す

テレビゲームのようですが、大体先輩は仕事と一緒に何らかのヒントを渡していることが多いです。ヒントの中から答えを見つけに行くのはゲームみたいですよね。

例えば、どこかに関連する資料があってそこに書いてあるとか、会社全体の掲示板にあるとか、インターネットを調べればわかるとか、そういう感じのヒントがあるはずです。

質問をする前にはきちんと自分で調べて見つけられるかを考えましょう。そこで、結論が出せなかったことを先輩に質問するとよいです。

他に適任者がいないか考える

どうしても同じ先輩にばかり質問をしてしまいがちですが、普段の仕事中の対応内容や、先輩方の会話の中から、同じ先輩よりも質問をする適任者がいないか考えましょう。

もしいるならば、○○さんにあのことを質問してみます。と一言いってから質問をしに行くと、違う場合には止めてくれますし、先輩自身も自分が時間をかけて教えなくてもよくなりますので、助かりますよね

質問内容の見極めまとめ

質問をする内容の見極め方としては、大体これくらいをやって、それでもわからなかった場合に聞くようにすれば、簡単すぎることを聞いて時間を浪費し、評価を下げてしまうことはないでしょう。

最初からは簡単に出来ないかもしれませんが、試していかなければいつまでたっても出来ないままですので、まずは意識して取り組んでみましょう。

質問をする際に気を付けること

質問の内容にもよりますが、ただ何となく質問するだけではなく質問の仕方で周囲からの信頼や評価を勝ち取っていく方法があります。

質問をする際にどのようなことを準備し、どうやって質問すればよいのか?を紹介していきたいと思います。

まずは自分で調べる

先ほどの項でもお伝えしましたが、まずは自分自身で解決が出来ないかを少し時間がかかってもいいので、調べてみましょう。

実は調べてみると思ったよりも簡単に答えまでたどりつけることもあるかもしれません。次のステップに進むのはこれからですね。

現状を整理する

質問をする際には、自分自身の状況に加えて質問をする内容に関連する情報の状況を整理してから、質問をする必要はあります。

質問をする際に状況を聞かれて、その場で回答が出来ないとまた持ち帰って再度質問をしに行く必要が出てしまい、余計な時間を取ってしまいます。

自分なりの考えを持っていく

何も考えずにただ答えを聞きに来ただけと思われないように、きちんと質問をする内容に対しては、自分なりの考えを持ってから質問するようにしましょう。

答えを考える為に必要な材料を思いついたり、進め方が明確になったりしますし、自分の考え方が正しかったのかどうなのかを判断する為の答え合わせも出来ます。

答え合わせの結果を自分にフィードバックしていけば成長出来ますよね。

聞いたことは整理しておく

質問に答えてもらったら、次に同じ質問を繰り返さなくてもよいように、聞きっぱなしにせずに整理しておきましょう。

もし、手順に落とし込めるようなものであれば、マニュアル的に作っておけば来年以降の新入社員が入ってきた時には、同じ質問を繰り返さずに済むようになります。

これもチームとしての能力アップですよね。

新入社員の質問の仕方まとめ

仕事をする為にわからないことが多い新入社員は、質問をするのは当たり前だと思います。その為、まっとうな職場であれば嫌がる人はそれほどいないでしょう。

分かっていないにも関わらず、質問もせずに自分なりのやり方で勝手に進めていったり、全く放置してしまっている状況に比べれば、質問をたくさんするくらいの方が、ずっとましです。そこは自身を持ちましょう。

ただ、自分自身の成長の為にも、チームやグループとしてにパフォーマンスの向上のためにも、自分で考え、調べることで質問をしなくて済むのならば、それは評価される内容になります。

全く質問をしないわけではなく、一から十まで聞くことが、最終確認だけになるなどでも大きな成果に繋がりますので、あんまり難しく考えすぎないようにしましょう。

上手く質問をして、評価を挙げつつも仕事を上手く進めていきたいですね。