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在宅勤務を始める際に準備が必要なものは?【スムーズに開始しよう】

「周りでも在宅勤務をする人が増えてきたから、そろそろ私も取り組みたいな。でも何を準備すればいいの?」

「」

政府による働き方改革の推進により、大手企業やITベンチャー企業を中心に在宅勤務が急速に広まっています。今までは申請のハードルが高く、同僚の目もあってなかなか活用出来なかったけれど、これだけ推進されているなら申請しよう!と思っている人も多いでしょう。

在宅勤務制度がある企業は、実際に社員が在宅勤務をする際のマニュアルが準備されている場合がほとんどですが、実績が十分にない場合はマニュアル自体も不十分な場合がほとんどです。

在宅勤務を始めるにあたって、何を準備しておかなければいけないのか?なるべく同僚に迷惑をかけずに仕事をスムーズに進めていくために準備しておくべきものをまとめましたので、確認していきましょう。

環境構築をする前に

在宅勤務の準備のために何が必要で何を買わなければいけないのかを調べる前に、きちんとチェックしておくべき項目があります。損や後悔をしてしまう可能性がありますので注意しましょう。

会社が準備してくれるものを確認

在宅勤務に必要なもののなかには、会社が準備してくれるものも多くあります。せっかく用意してくれるなら自分で用意せずに上手く活用しましょう。無駄な出費を抑えられますね。

これはどの企業も一律で決まっている訳ではなく、企業ごとにさまざまです。また、会社単位では準備してもらえなくても、部署判断で備品を準備してくれる可能性もあります。

特に仕事にしか使わないものを在宅勤務のために買うのはもったいないので、事前にしっかりと確認しておくことをおすすめします。

必要に応じて交渉を

制度が始まった当初は企業も手探りで必要なものが分かっていないかもしれません。必要なものを準備してもらえなかったとしても、単に気づいていないだけの可能性もあります。実際に制度を活用する社員から申し入れることで、会社側も動きやすくなりますので積極的に提案しましょう。

特に、インフラとなるパソコンやセキュリティに関するものは自分で購入するには、安くありません。仕事のために自己負担が大きくなるのはもったいないですよね。在宅勤務のモチベーションにも繋がります。

きちんと必要なものを明確にして、足りないものがあるのであればまずは会社側に相談してみるのがよいでしょう。

準備必須のインフラ環境

ここからは、実際に準備が必要なものを確認していきます。まずは在宅勤務をする上で必ず必要なインフラ的な環境についてです。

仕事に集中できる部屋

在宅勤務は家にいるとはいえ勤務時間にかわりありません。仕事に取り組んでいる時間は、周りのことを気にせずに集中して対応する必要があります。その為に専用の部屋は必要不可欠です。

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常に仕事のために使う部屋でなくても問題ありませんが、少なくとも仕事の時間には集中できるようにしておきましょう。静かな環境で温度や湿度も適切に管理できるとよいですね。在宅勤務であっても集中して取り組み成果を出していきましょう。

これは会社に準備してもらうのは難しいため、自身で準備するしかありません。もし社宅や寮の場合には仕事用の部屋がある場所に変更してもらう交渉もできるかもしれません。ただし、可能性は低そうですね。

安定したネット接続環境

一人で集中して取り組むような仕事の場合にはあまり必要ではないですが、ほとんどの仕事の場合には安定したネット接続環境が必要になります。今ではネットに接続しさえすればメールだけでなく資料の共有や会議もできてしまいます。

ネット接続環境が弱い場合には、容量の大きい資料や会議の際の画面共有などがうまくできず、スムーズに仕事を進められません。できるだけ高速で大容量のネット回線を契約しましょう。日常生活も便利になりますので、損はありません。

通信量が制限されているwifiでもよいですが、月の後半になってくると通信速度が制限され仕事にならなくなってしまう可能性もあるため、注意が必要です。

通信環境に関してはこちらでまとめていますのでご確認ください。

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セキュリティを確保した通信

会社のネットワークに接続したり、資料を共有したりする場合には機密情報の流出やネットワークへのウィルスの流入がないように、セキュリティを確保する必要があります。

パソコンのウィルスバスターはもちろんですが、ネットワークもセキュリティ確保が必要です。さすがにこのセキュリティ通信は個人でどうこうできる問題ではありませんので、在宅勤務を導入する会社側で用意が必要です。

従業員の立ち場としては機密情報が流出しないように、セキュリティ通信に関する情報が外に漏れてしまわないようにしましょう。

パソコン

仕事を進めていく上で、どんな職業であったとしてもパソコンは必要不可欠です。仕事内容に応じて適切なスペックのものを用意しましょう。パソコンの準備は会社によって異なるポイントなので、準備してもらえるのかどうかを確認していきましょう。

会社にあるパソコンへ自宅のパソコンからアクセスして、リモートで作業をしていく場合があります。また、会社のパソコンは使わずに自宅のパソコンだけで仕事をしていく場合もあります。どちらもメリットデメリットがありますので、ルールに従って仕事をしていきましょう。

パソコンには仕事で使うソフトをインストールする必要もあります。例えばMicrosoft Officeなどが代表的ですね。安いものではないので、仮に自分で用意したパソコンであったとしても会社で用意してもらえないか交渉しましょう。

コミュニケーションツール

gmailやOutlookなどメールソフトを使えば会社の同僚や客先とコミュニケーションを取ることはできます。しかし、もっと気軽にチャット形式でコミュニケーションを取りたいときもありますよね。

そんなときにはChatWorkやSkypeなどのコミュニケーションツールがおすすめです。Skypeであればチャットだけでなく資料を共有しながらのweb会議もできますので、仕事の効率を上げられます。

簡単にインストールできますが会社標準のソフトを使用した方がよいです。困ったときにも会社に確認できますし、ソフトが違っていると同僚とのコミュニケーションが十分にできない可能性もあります。

仕事の効率を上げるために、適切なコミュニケーションツールをインストールしましょう。

必要最低限の環境

続いて、仕事をしていく上で必要最低限の環境を準備していきましょう。せっかくなので日常でも使える少しいいものを準備するのがおすすめです。

広めのデスク

広いデスクは仕事を効率的に進めるために必要不可欠です。パソコンにキーボード、外付けのディスプレイを設置した上で、さらに自分の前にA4の紙を置けるくらいの奥行きを確保しましょう。

毎日使うデスクが狭いと仕事の効率が下がりますし、疲れも溜まってきてしまいます。また、高さにもこだわりたいです。イスの高さとのバランスも重要ですが、高さの合わない机の場合には肩や腰の痛みに繋がります。

姿勢が悪くなってしまうと体が痛くなるだけでなく、太りやすくなってしまう可能性もあるため注意が必要です。

デスクの選び方や、オススメのデスクを細かく記載していますので、ぜひこちらを見てお気に入りの仕事用デスクを選択しましょう。

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疲れにくい椅子

仕事中に長時間座ることになる椅子も、適当に選択せずにこだわった方が良いでしょう。最近はインターネットでもさまざまな椅子を購入することができますが、可能な限り実際に座って試してから購入するのがおすすめです。

高級な椅子を選ぼうとすると十万円以上しますが、そこまでお金をかけなくても最近は性能のよい椅子を量販店で購入できます。まずはいくつか試してみて、自分に合いそうなものを見つけれると良いですね。

机の高さを考慮し、最低限座面の高さを調整できるものを選びましょう。

オススメはゲーミングチェアです。椅子選びに関してはこちらの記事をご確認ください。

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携帯電話

メールでもやり取りはできますが、どうしても急に連絡が取りたいときには携帯電話を準備しておかないといけません。会社で在宅用の携帯電話を準備してくれればいいですが、簡単に準備もできませんので判断が難しいところです。

特に仕事の電話は無料アプリも使えず、プライベートのちょっとした電話よりも長時間になりがちなので、自分からかけた場合には電話代が心配になります。後から請求するにしても、プライベートな分との切り分けが難しいですよね。

無料通話時間が一定以上あるプランに入り、その時間内に1回の通話を終わらせるのも手でしょう。また、毎回会社にいる人からかけてもらうというのも選択肢になりますね。もちろん在宅同士の場合にはこの手段は使えませんが。

ヘッドセット

パソコンにインストールしたコミュニケーションツールを使っての電話をしない場合や、web音声会議をしない場合には特に必要ありません。しかし、これからは使う機会も増えるでしょうし、何かとマイク付きのイヤホンを準備しておくと便利です。

持っていないことで会議にはいれず損をしてしまう可能性もあります。また、あまりいないかもしれませんが、自分で録音したり動画をとる際にも使えます。

在宅勤務用にであれば、高価なヘッドセットは不要です。選ぶときのポイントはこちらの記事で解説しています。

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仕事の効率を上げる

在宅勤務中でもきっちり仕事の効率を上げて成果に繋げたいですよね。質問出来る人が近くにいない分デメリットはありますが、環境構築でカバーしたいところです。

外付けのモニター

自分で作業をしていくときの効率を上げていくために、ノートパソコンのディスプレイだけではなく、外付けディスプレイがあった方がよいです。何かを見比べながらの作業時にも小さい画面では効率が悪いですよね。

おすすめはディスプレイを縦型と横型に切り替えられるものですが、比較的高価なものが多いです。切り替えができなかったとしても、ある程度の大きさのディスプレイがあるだけで作業効率は格段に上がります。

予算と相談しながら、早めに購入すするのがおすすめです。

マウス・キーボード

もしモバイル用のノートパソコンを購入する場合には、キーボードにテンキーがついていません。数字を多く打ち込む仕事の場合には致命的なので外付けのキーボードを導入した方が良いでしょう。

また、どうしても画面とキーボードがくっついていると作業姿勢が悪くなってしまいがちです。別でキーボードとマウスを準備することで、ノートパソコンでデュアルディスプレイにしても姿勢よく仕事に取り組めます。

効率が上がることはもちろんですが、健康のためにも良い効果を与えるので準備しておくことをおすすめします。

ディスプレイボード

仕事を効率よく進めていくために備品を揃えていくのはいいのですが、机上のスペースは限られています。スペースの有効活用にはディスプレイボードの導入がおすすめです。

最近は多機能なものも増えていますので、好みの大きさやデザイン、コンセント付などの機能を選択できます。コスバが高いので、資金に余裕がある人はおすすめです。

【まとめ】在宅勤務に必要なもの

在宅勤務を始めるまでにはかなりたくさんのものを準備しないといけないですね。少ししり込みしてしまうかもしれませんが、豊かな働き方には必要不可欠ですので何とか頑張りましょう!一度準備してしまえばあとは、使い続けることができます。

在宅勤務を始めるまでに準備が大変なら、まずは必要最低限のものだけ揃えればよいです。後は実際に仕事をしながら必要だと思ったものを、順番に準備していけばよいですね。だんだんと効率が良くなっていくことを実感できます。

しっかりと在宅勤務に向けた準備を始めていきましょう!